Bestellung eines Datenschutzbeauftragten (DSB)
Sie haben festgestellt, dass Sie einen Datenschutzbeauftragten benötigen. Doch welche Aufgaben hat der DSB eigentlich und sollen Sie einen internen oder externen DSB benennen? Wie gehen Sie nun vor?
Klärung der Aufgaben
Klären Sie, welche Aufgaben der Datenschutzbeauftragte übernehmen soll. Ein Mindestkatalog an Aufgaben, die der Datenschutzbeauftragte mindestens erledigen muss, ist in Artikel 39 Absatz 1 DSGVO beschrieben. Der DSB kann auch weitere und auch datenschutzfremde Aufgaben erledigen. So sehen wir häufig einen internen DSB mit mehreren Aufgaben wie Qualitätsmanagement, Projektmanagement und weiteren Aufgaben. Jedoch sollten Sie, insbesondere bei einer Benennung eines internen DSBs beachten, dass Sie dem DSB genügend Zeit zur Erledigung der DSB-Aufgaben geben, da Sie als Geschäftsführer dafür Sorge tragen müssen, dem DSB genügend Zeit zur Erledigung seiner Aufgaben einzuräumen. Achten Sie auch darauf, dass der DSB keine Aufgaben übernimmt, die einen Interessenkonflikt zu der Rolle als DSB darstellen können. Dies ist in der Regel der Fall, wenn der DSB beispielsweise auch der Geschäftsführer des Unternehmens ist.
Bewerten Sie sodann, ob Sie bevorzugt einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten für Ihr Unternehmen beauftragen möchten.
Wo liegt der Unterschied, zwischen einem internen und externen Datenschutzbeauftragten?
Ein interner Datenschutzbeauftragter ist eine Person, die direkt in Ihrem Unternehmen als Arbeitnehmer/in beschäftigt ist, wohingegen ein externer Datenschutzbeauftragter ein Dienstleister ist, welcher auf Basis eines Dienstleistungsvertrags für Sie tätig ist.
Es gibt jedoch weitere Unterschiede, die Sie bei Ihrer Entscheidung berücksichtigen sollten:
Vergleich interner / externer Datenschutzbeauftragter
| Beschreibung | Interner DSB | Externer DSB | Vergleich |
|---|---|---|---|
Schulungs- kosten |  |  | Da der externe Datenschutzbeauftragte bereits umfassend ausgebildet ist, entfallen die Kosten und der Zeitaufwand für Schulungen, die bei einem internen DSB notwendig wären. |
Einfache Einrichtung | | | Ein externer DSB bringt das nötige Fachwissen direkt mit und kann von Anfang an ein Datenschutzmanagementsystem schneller, effizienter und nachhaltig aufbauen. |
Laufender Betrieb | | | Nach der Einrichtung fallen meist nur noch geringe laufende Kosten an, da nur gelegentliche Anpassungen oder Beratungen notwendig sind. Hier haben Sie beim externen DSB einen klaren Kostenvorteil. |
Flexibilität | | | Externe DSBs sind nach Bedarf verfügbar und können flexibel hinzugezogen werden – ideal, wenn einmalige Projekte oder sporadische Datenschutzfragen auftreten. Benötigen Sie Rund um die Uhr einen DSB, kann sich der interne DSB jedoch lohnen. |
Kündigungsschutz | | | Ein interner DSB genießt für die Dauer seiner Bestellung Kündigungsschutz. Der externe DSB ist in der Regel für kürzere Zeiten beauftragt und kann dann, auf Wunsch, gekündigt werden. |
Fazit
Bei der Bestellung des Datenschutzbeauftragten ist zu berücksichtigen, welche Aufgaben dieser übernehmen soll und ob es ein interner oder externer DSB sein soll. Aus unserer Sicht ist es für einen Großteil der Unternehmen ein enormer kostengünstiger Vorteil, einen externen Datenschutzbeauftragten zu bestellen.
Merken Sie sich immer: Der Datenschutzbeauftragte hat immer eine überwachende und beratende Rolle und ist nicht für die Umsetzung des Datenschutzes in Ihrem Unternehmen verantwortlich. Das ist immer die Geschäftsführer und jeder Beschäftigte des Unternehmens.
